Secrétaire aux ventes / gestionnaire d'inventaire

HGrégoire Toyota Brossard est à la recherche d'un.e secrétaire aux ventes / gestionnaire d'inventaire.

Relevant du directeur général et du directeur des ventes, la secrétaire aux ventes / gestionnaire d'inventaire assure le suivi administratif complet des dossiers de ventes de véhicules neufs et d'occasion. Son rôle principal est de soutenir les directeurs de ventes en prenant en charge les tâches administratives liées aux ventes, aux commandes de véhicules et à la gestion de l'inventaire.

Elle veille à l'exactitude des informations, au respect des processus internes et au suivi rigoureux des dossiers afin d'assurer une expérience client exceptionnelle et une livraison efficace des véhicules.

Objectif principal du poste :

Permettre aux directeurs des ventes de consacrer davantage de temps à la gestion de l'équipe, aux transactions clients et à la rentabilité des dossiers en assumant l'ensemble des tâches administratives liées aux ventes et à l'inventaire.

Conditions de travail :

    • Type d'emploi : temps plein et permanent;
    • Mode de travail : présentiel;
    • Rémunération : 50 000 $ à 65 000 $ par année selon l'expérience.

Principales responsabilités :

Administration des ventes :

    • Maintenir et mettre à jour le log des ventes quotidiennement;
    • Vérifier la conformité et la complétude des dossiers de vente;
    • Effectuer les suivis administratifs nécessaires avant la livraison;
    • Assurer la coordination entre les départements des ventes, du financement, du service et de la comptabilité;
    • Effectuer le suivi des documents manquants auprès des clients ou des institutions financières;
    • Préparer et organiser les dossiers de livraison.

Gestion des commandes de véhicules :

    • Effectuer les confirmations de commandes vendues auprès de Toyota Canada;
    • Assurer le suivi des commandes clients;
    • Mettre à jour les statuts des véhicules commandés;
    • Communiquer les changements d'information aux directeurs des ventes et aux conseillers;
    • Effectuer le suivi des dates de production, d'expédition et d'arrivée.

Gestion de l'inventaire :

    • Maintenir l'exactitude de l'inventaire des véhicules neufs et d'occasion;
    • Effectuer l'entrée et la mise à jour des véhicules dans les systèmes internes;
    • Assurer le suivi des véhicules en transit;
    • Vérifier les écarts d'inventaire et apporter les corrections nécessaires;
    • Produire différents rapports d'inventaire à la demande de la direction;
    • Effectuer le suivi des échanges entre concessions.

Soutien aux directeurs des ventes :

    • Préparer divers rapports de performance et de vente;
    • Assurer le suivi administratif des transactions en attente;
    • Effectuer les suivis nécessaires auprès des différents départements afin de faire progresser les dossiers;
    • Répondre aux demandes administratives des directeurs des ventes;
    • Participer à l'amélioration des processus afin d'augmenter l'efficacité opérationnelle.

Contrôle et conformité :

    • Assurer le respect des politiques internes et des procédures du manufacturier;
    • Vérifier l'exactitude des informations relatives aux véhicules et aux clients;
    • Maintenir un classement rigoureux des dossiers électroniques et physiques;
    • Assurer la confidentialité des renseignements personnels et financiers.

Compétences recherchées :

    • Bilinguisme français-anglais tant à l'oral qu'à l'écrit, de niveau intermédiaire-avancé afin de pouvoir communiquer avec notre clientèle francophone unilingue mais aussi en raison de l'importante clientèle anglophone unilingue que nous avons;
    • Grande rigueur administrative et souci du détail;
    • Excellente organisation et gestion des priorités;
    • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
    • Sens de l'initiative et autonomie;
    • Bonne maîtrise de Microsoft Excel et de la suite Office;
    • Excellentes aptitudes en communication;
    • Connaissance du milieu automobile (atout important);
    • Expérience avec Reynolds, Activix ou systèmes similaires (un atout).

Avantages :

    • Régime d'assurance collective complet (Dentaire, invalidité, maladie complémentaire, assurance vie);
    • Congés payés;
    • Événements d'entreprise;
    • Programme d'aide aux employés;
    • Stationnement sur place;
    • Programme de reconnaissance Club HGreg pour valoriser vos réussites.

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