Secrétaire aux ventes / réceptionniste

Description sommaire du poste :

    • Assister la direction des ventes en effectuant diverses tâches administratives relativement aux transactions automobiles
    • Chargé des communications générées par l’entrée des courriels et du téléphone ainsi que l'accueil ;
    • Recevoir et acheminer les appels et les courriels provenant de l'extérieur ;
    • Prendre les messages avec exactitude et fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme ;
    • Accueillir les visiteurs, se renseigner sur le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée.

Tâches principales :

    • Ouvrir et préparer les dossiers relatifs aux transactions de véhicules et aux échanges entre les concessions;
    • Consigner les ventes et les achats de véhicules au système informatique;
    • Produire divers rapports statistiques touchant les ventes, l'inventaire, les commandes et la gestion;
    • Consigner les factures du constructeur au système informatique et effectuer les ajustements pour balancer les comptes;
    • Effectuer les commandes spéciales auprès des fournisseurs pour l'achat et l'installation d'items additionnels vendus aux clients;
    • Organiser et planifier les échanges entre les concessionnaires en collaboration avec la direction des ventes;
    • Transmettre les informations requises à la comptabilité afin de facturer les échanges de la concession;
    • Transmettre les informations requises à la comptabilité afin d'émettre les chèques;
    • Aider le ou la directeur.trice commercial.e relativement à l'immatriculation des voitures neuves et des voitures d'occasion;
    • Préparer les documents requis pour l'immatriculation des voitures de démonstration.

Tâches reliées au téléphone :

    • Opérer un système téléphonique à plusieurs lignes et transférer les appels reçus aux personnes concernées;
    • Répondre à tous les appels téléphoniques et aux courriels provenant de l'extérieur avec rapidité, courtoisie et professionnalisme, les transférer rapidement à la personne ou au service concerné;
    • Minimiser le temps où les clients sont en attente et leur demander à plusieurs reprises s'ils veulent le demeurer;
    • Prendre des messages détaillés lorsque l'appel ne peut pas être acheminé;
    • Filtrer les appels téléphoniques provenant de l'extérieur à la demande des directeurs;
    • Aviser le responsable du service téléphonique de tout problème concernant le système;
    • Mettre à jour et communiquer le répertoire téléphonique des employés de l'entreprise, au besoin.

Tâches reliées à l'accueil des clients :

    • Accueillir les clients et se renseigner sur le but de leur visite;
    • Diriger les clients vers le service approprié, prévenir l'employé concerné qu'un client l'attend;
    • Communiquer avec les interlocuteurs et les visiteurs de manière professionnelle, affable et efficace.

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