Adjoint.e administratif.ve

Titre du poste : adjoint.e administratif.ve
Supérieur.e immédiat.e : direction générale

Description de la compagnie :

Créée en 1992, Track Garantie inc. a développé un champ d’expertise dans la gestion des protections automobiles et veut demeurer un chef de file dans ce domaine.

Notre objectif premier est d’assurer une tranquillité d’esprit à tous nos clients en offrant des plans de protection mécanique flexibles pour tous types de véhicules. La force de notre équipe et de notre structure financière solide offrent la sécurité fondamentale nous permettant de maintenir une relation d’affaires durable avec notre clientèle.

Afin de réaliser notre mission et notre vision, nous misons sur 5 valeurs fondamentales guidant nos actions et comportements, soit le respect, l’intégrité, la bienveillance, l’innovation et l’excellence.

Candidat.e recherché.e :

Nous sommes à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve doté.e d’un sens de l’initiative développé afin de travailler en étroite collaboration avec le directeur général de l’entreprise Track Garantie inc.

À ce rôle, il ou elle devra assister et soutenir le directeur général de même que l’équipe, en réalisant des activités de planification d’agenda, de coordination et de suivi de diverses activités administratives. Il ou elle collaborera aussi à l’occasion dans divers projets au sein des autres unités d’affaires qui composent le groupe.

Tâches et responsabilités

- Gérer les agendas, les courriels, la correspondance, les appels téléphoniques et les déplacements;
- Rédiger, élaborer et mettre en page le matériel de présentation;
- Planifier, coordonner et organiser la logistique des différentes réunions et comités;
- Produire divers rapports, comptes-rendus, comptes de dépenses et autres documents et assurer la gestion administrative auprès des différents intervenants;
- Réviser et s’assurer de la qualité de tous les documents et communications du directeur général destinés à l’interne et à l’externe;
- Suivre les échéanciers de suivi auprès des différents intervenants et assurer un support à la coordonnatrice administrative, de même qu’à l’ensemble de l’équipe;
- Collaborer activement avec les autres membres de la direction de l’entreprise;
- Travailler en étroite collaboration avec les adjointes des autres unités d’affaires du Groupe Alesco pour l’organisation d’activités, évènements, commandes de fournitures et autres activités administratives;
- Au besoin, et sur demande, accomplir toute tâche connexe requise par son supérieur.

Connaissances et aptitudes requises :

- Diplôme d’études en secrétariat ou collégiales en techniques administrative, bureautique ou l’équivalent;
- Posséder trois années d’expérience pertinente en secrétariat avec des membres de la direction ou avoir un potentiel de développement rapide;
- Maîtrise des logiciels Ms Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et habiletés technologiques;
- Excellente connaissance des langues française et anglaise, à l’oral et à l’écrit;
- Souci d’excellence dans la prestation avec les clients, fournisseurs de services et autres membres de l’équipe;
- En mesure d’effectuer de multiples tâches à la fois et de supporter plusieurs personnes;
- Tact et sens politique très aiguisé, faire preuve de grande discrétion;
- Excellentes compétences en organisation du travail et gestion des priorités;
- Faisant preuve d’initiative, de rigueur, d’autonomie et d'un sens d’analyse et de vérification aiguisé;
- Capacité très importante à travailler en équipe, avoir un sens du service et de la collaboration;
- Reconnu.e pour votre attitude positive et vos idées d’amélioration.

Ce que nous offrons :

- Milieu de travail qui encourage ton autonomie;
- Télétravail 3 jours/semaine et 2 jours dans nos superbes bureaux à Saint-Hubert;
- Conciliation travail – vie personnelle reconnue (détenteur du sceau Concilivi);
- Assurances complètes (santé, dentaire, vision), payées à 50% par l’employeur;
- Accès gratuit à la Télémédecine et à un Programme d’Aide aux Employés et à la Famille (PAEF);
- REER collectif avec contribution de l’employeur;
- Vacances avantageuses et 7 journées maladies;
- Programme de reconnaissance pour souligner l’ancienneté;
- Accès à la formation continue pour le développement professionnel;
- Comité mieux-être toujours actif – des initiatives concrètes toute l’année!

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Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Nous communiquerons seulement avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.