Des idées gagnantes pour intégrer efficacement vos nouveaux employés

Par Suzanne Mercier, CRHA - Consultante en gestion des ressources humaines

Pas évident de commencer un nouvel emploi… Plutôt stressant et parfois décevant pour les nouveaux employés. Le patron, pris dans le tourbillon des opérations, manque souvent de temps pour les accueillir et les intégrer de façon optimale.

Que faire pour augmenter vos chances qu’un nouvel employé soit performant et motivé dans un délai raisonnable?  Impossible de s’en sortir sans un minimum de planification mais surtout, sans avoir consulté les premiers concernés, les employés en place et les directeurs.

Ce que les recrues trouvent difficiles : les attentes de la direction sont floues, les employés n’ont pas été avisés de leur arrivée, on les submerge d’informations ou on les laisse à eux-mêmes, les politiques et procédures ont été mal communiquées, etc.  Difficile d’être efficace et motivé dans un tel contexte.

Commencer du bon pied

Si vous pensez mettre sur pied un processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés, impliquez dès le départ  les directeurs et certains employés. En réunion, demandez-leur quels sont les éléments à  améliorer dans le processus actuel afin d’atteindre les objectifs suivants :

• Motiver les recrues et développer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise;

• Soutenir le nouvel employé pour qu’il  atteigne l’autonomie et la performance souhaitée.

Les idées mises de l’avant colleront à votre réalité et surtout, auront l’avantage d’être suivies puisque les premiers concernés auront été consultés. Il vaut mieux avoir un programme simple avec quelques procédures ou outils qu’un système complet qu’on entrepose dans le fond d’un tiroir.

La responsabilité de coordonner l’accueil et l’intégration du nouvel employé est définitivement celle du supérieur immédiat. Votre processus pour qu’il soit efficace  doit toutefois  impliquer d’autres membres de l’équipe. À titre d’exemple, pourquoi ne pas impliquer :

• Le directeur général pour transmettre à l’employé les valeurs de l’organisation, ses projets de développement et son histoire (rencontres individuelles ou de groupe avec les employés embauchés durant le mois);

• Le contrôleur pour expliquer les avantages sociaux et les conditions de travail;

• Un parrain (employé déjà en place) pour réaliser une partie de l’entraînement à la tâche;

• La réceptionniste pour  préparer les fournitures de bureau et l’espace de travail.

L’important c’est de déterminer à l’avance qui fait quoi et de planifier les activités via un aide-mémoire en 3 étapes.

• Préparer l’accueil : annoncer aux employés en place la venue du nouvel employé, organiser  l’espace de travail (codes d’accès, adresse courriel, cartes d’affaires), nommez un parrain, etc.

• Déterminer ce qui doit être absolument fait ou communiquer aux nouveaux employés

• Première journée de travail

• Première semaine travail

• Planifier un entraînement à la tâche étalé sur un à trois mois selon le poste.

Le suivi avec le nouvel employé est crucial : un suivi hebdomadaire durant les premières semaines et des rencontres mensuelles jusqu’à la fin de la période probation. Ces rencontres permettent de faire le point sur son apprentissage, d’être à l’écoute de ses préoccupations et de procéder si requis à des ajustements.

Une arrivée appréciée et attendue dans un nouveau poste peut faire une grande différence !

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